Pengguna dan Pengembang Sistem

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“Pengguna dan Pengembang Sistem”

Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi

          Sistem Informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. SIM dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan.

Sumber  Daya Informasi

          Sumber daya informasi terdiri atas peranti keras komputer, peranti lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data dan informasi. Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.

Spesialis Informasi

Spesialis informasi meliputi :

1.    Analisis sistem

Orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

2.    Programer
     Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer, meciptakan suatu posisi analis programer.

3.    Operator

Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpanan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa.

4.    Administrator basis data

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administrator basis data (database administration – DBA).

Tugas DBA dalam empat area utama yaitu:
a. Perencanaan
b. Implementasi
c. Operasi
d. Keamanan

5.    Spesialis jaringan

Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis Web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi diluar batasan perusahaan.

6.    Webmaster

Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan dan atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Webmaster  bertanggung jawab dalam membuat gambar-gambar yang tersedia tetap konsisten dan saling mendukung dalam seluruh halaman situs Web.

Struktur Organisasi Layanan Informasi

Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

Tren dari struktur tersentralisasi ke Desentralisasi

Struktur khusus seperti ini disesuaikan dengan siklus hidup sistem. Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programer untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan  beberapa orang analis sistem serta programer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.

Stuktur Organisasi Inovatif

Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara central”.

Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS korporat untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area-area masing-masing.

Struktur ini memiliki kesulitan karena dua alasan seperti :

1.    IT kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan daripada di masa lalu.

2.    Perubahan teknologi yang pesat menuntut agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.

Sebagai respons atas kebutuhan, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga Struktur Inovatif yaitu :

1. Model Sekutu (partner model)
2. Model platform (platform model)
3. Model terskala (scalable model).

Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi menyadari bahwa fungsi IT bukanlah suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan semua sistem informasi kepada para pengguna. 

     Hal yang perlu bahwa,

1- IT berinteraksi dengan pengguna maupun vendor

2- Tanggung jawab atas fungsi-fungsi tertentu dialokasikan kepada spesialis-spesialis seperti pejabat informasi divisional dan manajer rekening.

 Komputasi Pengguna Akhir

Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer.

Ø  Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama, yaitu:

a)    Dampak pendidikan komputer

b)   Antrian layanan informasi

c)    Murahnya peranti keras

d)   Peranti lunak siap pakai    

Pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun harus menanggung sebagian tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus, pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem.

Pengguna Sebagai Suatu Sumber Daya Informasi

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetetif.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

1. Menyamakan kemampuan dan tantangan
2. Mempersempit jarak komunikasi

Risiko Komputasi Pengguna Akhir

1. Sasaran sistem yang buruk
2. Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk
3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
4. Hilangnya integritas data
5. Hilanggnya keamanan
6. Hilangnya kendali.

Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian yang Dibutuhkan untuk Karier di Bidang Layanan Informasi

Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

Pengetahuan  Pengembangan Sistem

ü  Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah normal maupun melalui upaya sendiri.

ü  Pengetahuan komputer (computer literacy)

ü  Pengetahuan informasi (information literacy)

ü  Dasar-dasar bisnis (systems theory)

Keahlian Pengembangan Sistem

ü  Keahlian komunikasi (communications skills)

ü  Kemampuan analisis (analytical ability)

ü  Kreativitas (creativity)

ü  Kepemimpinan (leadership)

Mengelola Pengetahuan Yang Ditunjukkan Oleh Sumber Daya Informasi Perusahaan

Beberapa sumber daya yang mencerminkan gudang-gudang penyimpanan pengetahuan yang berharga, yaitu:

1. Peranti keras
2. Peranti lunak
3. Spesialis informasi
4. Pengguna
5. Fasilitas
6. Basis data
7. Informasi

Otomatisasi Kantor

a.    Otomatisasi kantor (office automation) adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer pada pekerjaan kantor.

b.    OA meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Satu keunggulan OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan sambungan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial

Contoh-contoh aplikasi OA, antara lain:

1. Pengolah kata;
2. E-mail;
3. Faks; dan
4. Penanggalan elektronik.

Kantor Maya

• Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik.
• Konsep ini dimulai dengan telecommunicating, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

Telecommunicating

Keuntungan	Kerugian
Fleksibilitas	Bersifat isolasi
Memudahkan dalam berkomunikasi	Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan/terganggunya karir
	Meningkatnya ketegangan keluarga

Hoteling

Ø  Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor.

Ø  Risiko hoteling adalah meliputi anggapan akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi, hilangnya persaan berada dalam suatu komunitas, dan potensi dampak negatif pada budaya korporat.

Keuntungan dan Kerugian Kantor Maya

Telecommunicating dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya mampu mengatasi kendala kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata dan akan timbul beberapa dampak negatif dalam sebuah perusahaan yang berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya.

Keuntungan	Kerugian
Biaya fasilitas yang lebih rendah	Moral yang rendah
Biaya peralatan yang lebih rendah
Berkurangnya penghentian pekerjaan	Kekhawatiran akan risiko keamanan
Kontribusi sosial

Organisasi Maya

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan-sebuah organisasi maya. Di sebuah organisasi maya (virtual organization), operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik.

Dampak Sosial Organisasi Maya

Industri-industri yang paing tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan atau biasa disebut dengan istilah Ekonomi Tiga I (Three I Economy). Istilah tersebut diberikan untuk menjabarkan industri-industri dalam bidang pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, perjalanan, olahraga, dan konsultasi.

Menempatkan Pengguna Sistem dan Spesialis Informasi pada Perspektif

Unsur manusia terus menjadi masalah salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.

SUMBER

McLeod, R & Schell, G.2012.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:Salemba Empat.